1. Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Dit is het Privacybeleid van Groep IDEWE, bestaande uit:

• IDEWE vzw, Interleuvenlaan 58 – 3001 Leuven (KBO-nr. 0409 862 612), vertegenwoordigd door prof. dr. Lode Godderis, algemeen directeur
• IBEVE vzw, Interleuvenlaan 58 – 3001 Leuven (KBO-nr. 0436 612 044), vertegenwoordigd door prof. dr. Lode Godderis, afgevaardigd bestuurder

Deze privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring") is van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens bij registratie voor een job alert via onze jobsite of wanneer je solliciteert op een openstaande vacature.

In deze Privacyverklaring vind je belangrijke informatie over hoe en voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, en welke rechten je als betrokkene kan uitoefenen. Wij nodigen je uit om deze verklaring aandachtig door te nemen.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Jouw gegevens worden verwerkt op een correcte, transparante en rechtmatige manier, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, met inbegrip van alle huidige nationale of internationale wet- of regelgeving ter uitvoering of toekomstige wet- of regelgeving ter vervanging van de GDPR, samen aangeduid als de “Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving”.

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is bereikbaar via privacy@idewe.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken onder meer:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland
• Contactgegevens: telefoonnummer, adres, e-mailadres
• Professionele gegevens: cv, opleiding, stages, referenties en professionele ervaring
• Testresultaten: eventuele persoonlijkheidstesten en andere evaluaties nuttig voor de jobsite
• Taalgegevens: contact taal. 

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens via deze jobsite (zoals gegevens over gezondheid, etniciteit, politieke voorkeur, religie…enz.).

3.  Waarom verwerken wij deze gegevens?

Jouw gegevens worden verwerkt met als doel:

• Het behandelen van jouw sollicitatie indien je actief solliciteert op een vacature;
• Het opnemen van jouw profiel in onze job alert-database wanneer je je registreert met interesse voor toekomstige vacatures;
• Het toesturen van gerichte communicatie wanneer er een vacature beschikbaar is die aansluit bij jouw opgegeven voorkeuren (functie, regio). 

Door te solliciteren, ga je ermee akkoord dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt. De rechtsgrond voor de verwerking is aldus jouw toestemming.

We bewaren bepaalde persoonsgegevens om met jou in contact te kunnen komen in het kader van een sollicitatiegesprek dat heeft plaatsgevonden of nog zal plaatsvinden. Daarnaast verzamelen we jouw gegevens om correct te kunnen oordelen of je over de nodige vaardigheden beschikt om de functie uit te oefenen waarvoor je solliciteert. Om hier een correct beeld van te schetsen kunnen we je vragen om bepaalde documenten voor te leggen of testen (bv. persoonlijkheidstesten, vaardigheidstesten, gedragsassessments).

Jouw gegevens zijn enkel toegankelijk voor bevoegde medewerkers en externe partijen zoals juryleden die betrokken zijn bij het selectieproces. In het kader van job alerts worden jouw gegevens niet gedeeld met derden buiten deze context.

4. Bewaartermijn van uw gegevens

Groep IDEWE bewaart je gegevens gedurende een periode die noodzakelijk is in het kader van het behandelen van jouw sollicitatie.

Onze bewaartermijnen in het kader van een sollicitatie zijn: 

• Gerichte sollicitatie: 6 maanden na beëindiging van de selectieprocedure tenzij je toestemming geeft om gedurende 2 jaar opgenomen te worden in onze wervingsreserve;
• Registratie job alert database: 2 jaar na registratie.

Wanneer de selectieprocedure leidt tot een arbeidsovereenkomst, worden de gegevens van je sollicitatie- en selectieprocedure opgenomen in jouw personeelsdossier.

5. Met wie delen we je persoonsgegevens?

IDEWE doet een beroep op HR-Technologies als externe dienstverlener voor de publicatie van de vacatures en voor het beheer van de kandidaturen.
Externe dienstverleners hebben enkel toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren, en zij hebben zich contractueel verbonden om deze gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken in het kader van hun opdracht.

6. Wat zijn je rechten?

Voor de uitoefening van je rechten of indien je nog vragen hebt over de wijze waarop IDEWE als verwerkingsverantwoordelijke jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt in het kader van jouw sollicitatie, kan je terecht bij HR via een mail naar hrm@idewe.be of bij de DPO via een mail naar privacy@idewe.be.  

Indien je na contactname met de DPO van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of wanneer wij jouw rechten inzake gegevensbescherming schenden, kan je je rechtstreeks wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, Tel +32 (0) 2 274 48 00). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.